Esta semana vamos a hablar un poco de la administración de la nomina de una empresa, ya que un amigo requiere de orientación en el tema porque va a ser la primera vez que le tocara llevar lo que normalmente le llamamos planilla de empleados o Payroll (en ingles). Para poder entender lo que normalmente llevamos en un formulario de Excel o en un software payroll de recursos humanos necesitamos primero entender el trabajo hecho previamente para poder incluir en el formulario cada uno de los componentes que nos darán el salario liquido del empleado y la contabilización de vacaciones, cesantia entre otros .
La planilla o nomina mas que un listado del pago periódico a los empleados es el resultado de la administración del recurso humano. Nos reflejara muchos indicadores claves de éxito para el negocio, como lo es la satisfacción de los empleados, niveles de rotación, logro de objetivos entre otros.
La planilla o nomina mas que un listado del pago periódico a los empleados es el resultado de la administración del recurso humano. Nos reflejara muchos indicadores claves de éxito para el negocio, como lo es la satisfacción de los empleados, niveles de rotación, logro de objetivos entre otros.
Nomina
En wikipedia nos dicen que la nomina en una empresa es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo.
El desarrollo de una planilla de empleados debe estar formulada en el sistema de retribuciones del negocio. Adicionalmente esta administración de nomina debe estar integrada al sistema de recursos humanos de la empresa. No me refiero a que tu negocio debe contar con un equipo de trabajo de recursos humanos si eres Pyme para pagar la nomina, a lo que hago referencia es a la planificación de recurso humano alineada a los objetivos del negocio, que facilitara el análisis en el reclutamiento y selección de personal y orientara la formación y desarrollo del personal, por ende poder definir el sistema de retribución a los empleados.
por lo tanto podemos definir la administración de nomina como el proceso de diseñar, organizar, implementar y controlar un sistema de pago veraz, oportuno de las remuneraciones o compensaciones al personal de empresa considerando las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social establecidas en las leyes del país.
Componentes intrínsecos de la nomina
Remuneración
La remuneración es un conjunto de retribuciones extrinsecas recibidas a cambio del trabajo; esta compuesta por el sueldo o salario base, los incentivos o primas y las prestaciones. Para desarrollar un buen sistema de retribuciones recomiendo que establezcas ciertas políticas, Lloyd y Lesley (1996) plantean que por lo sensible de las políticas en los objetivos nos cuestionemos:
- Cuales son los niveles máximos y mínimos de remuneración (toma en cuenta el valor del puesto, capacidad de pago, disposiciones legales, el mercado)
- Cuales son las relaciones generales entre los niveles de remuneración en todos los niveles de la empresa
- Como ha de distribuirse la suma total de remuneraciones (cuanto al salario, a programas de incentivos y a prestaciones)
Otro tema en la formulación es la costumbre de mantener en secreto la información sobre remuneraciones en tanto a lo que respecta al sistema en si como a las remuneraciones individuales. Esto con el fin de evitar descontentos entre empleados y la justificación individual de que a nadie le interesa saber cuanto gano.
A manera de resumen ya podemos decir que en la nomina nos encontraremos un aparatado de remuneraciones que se subdividirá como lo mencionamos anteriormente en salario base, incentivos o primas y las prestaciones que se detallan en el siguiente cuadro:
El salario base es el dinero recibido a cambio de trabajo y para poder determinar cuanto pagar para un puesto de trabajo debes hacer una evaluación de este, hay diferentes métodos para llegar a clasificar cada uno de los puestos lo siguiente a hacer es darle la valoración monetaria a cada uno de los factores tanto de los resultados de la metodología como los externos (costo de la vida y condiciones del mercado). al final tendrás un salario base coherente con las políticas de remuneración y definido por el análisis de puestos.
Los incentivos es generalmente la retribución de los resultados obtenidos. Pueden ser incentivos grupales o individuales. Al elegirse el procedimiento para el pago de los incentivos que mejor se adecuen al negocio debe este cumplirse a cabalidad según los resultados estipulados y que no se queden estos en el papel.
Individuales:
- Destajo
- Ahorro de tiempos
- comisiones
- primas individuales
- opciones de acciones
- Participación en beneficios
- Reparto de acciones entre empleados
Por las prestaciones entendemos que son las retribuciones que se conceden a los empleados por formar parte de la organización y por el cargo que desempeñan en ella; no suelen tener relación con los resultados del empleado. Lloyd y Lesley (1996) las agrupan en 5 grandes categorías que no son mutuamente excluyentes:
- Obligatorias según la ley
- Relacionadas con la jubilación
- Cubiertas por seguros privados
- Relacionadas con tiempo no trabajado
- Otras (como planes flexibles)
Deducciones a la nomina
Adicionalmente a las remuneraciones debemos considerar las deducciones que por ley tienen como objetivo el permitir el acceso a ciertos beneficios básicos de seguridad social que detallo a continuación para el caso de Costa Rica:
- Seguro Social: Rebajo correspondiente a los servicios de la CCSS por 8,17% para la Caja Costarricense de Seguro Social (Seguros de Salud y de Invalidez, Vejez y Muerte) y un 1% para el Banco Popular y de Desarrollo Comunal
- Asociación Solidarista: Usualmente 5% pero es variable de acuerdo a cada empresa.
- Planes de Pensiones Voluntarias:Aportes a Fondo Voluntario de Pensiones hasta el 30% del salario y varía de acuerdo a cada persona y está exento de cargas sociales e impuesto de renta hasta un máximo del 10% del salario bruto del trabajador (art. 71 Ley de Protección al Trabajador)
- Retención en la Fuente : Impuesto de la Renta (ISR) Exento hasta 752.000 De ¢752.001 a ¢1'128.000 10% de retención sobre el monto que supere los ¢752.001 De ¢1'128.001 en adelante 15% de retención sobre lo que supere a ¢1'128.001. Debemos también considerar los créditos fiscales sobre hijos y cónyuge. (NOTA: valores actualizables cada semestre)
- Los embargos al salario: debemos saber que salarios menores al mínimo de ley son inembargables, o bien es embargable hasta 1/8 del monto resultante del salario liquido menos el salario mínimo y si este supera por tres veces el salario mínimo esa diferencia se le aplicara 1/4 parte.
- Autorizaciones de deducción salarial. la cuota del préstamo, un seguro de vida entre otros deben tener la autorización tanto del empleado como de la empresa para deducirlas automáticamente del salario liquido del empleado.
El diseño de la planilla o formulario
La planilla o nomina mas que un listado del pago periódico a los empleados es el reflejo de la administración del recurso humano. De esta podemos ver el resultado de los programas de incentivos, el segimiento de ausencias, incapacidades y vacaciones, programas de beneficios, rotación de personal, antigüedad entre otros.
La intención no es dar la formula exacta de como se diseña una planilla sino dar las consideraciones básicas, acá les dejo unos pasos a seguir:
- Elaborar el listado, debes tener un listado del personal, con información personal y su identificación en la empresa
- Incluir datos para el calculo del salario base bruto, como hablamos anteriormente es el salario mas incentivos, beneficios, horas extras entre otras
- Calcular las deducciones de ley, prestaciones y otras deducciones establecidas entre la empresa y el empleado
- Llevar el registro de los "castigos", que son las ausencias, amonestaciones
- Llevar el seguimiento de las vacaciones acumuladas, sirve como auxiliar para el registro contable del gasto por vacaciones
- Calcular las cargas patronales (esta parte no se debe mostrar en el comprobante de pago) para determinar el gasto por este rubro
- Estado, no olvides llevar un estado del empleado como activo, inactivo
- Diseñar un comprobante de pago para cada empleado del periodo a pagar
Espero compañero este blog te sea de ayuda en algo y te permita entender el proceso que debes llevar de ahora en adelante, igual para los lectores del blog esta información les ayude a considerar integralmente las gestión del talento humano, o administración del recurso humano y valorar la importancia de la nómina o payroll.
Referencias:
- Lloyd y Lesley. Gestión de Recursos Humanos. 4ta edición. 1996. IRWIN.
- Ministerio de Trabajo: www.mtss.go.cr
- Ticos abogados: Embargos
