Factor Finanzas: ¿Por qué debemos hacer un presupuesto?

Si tienes tu empresa o bien planeas empezar tu negocio vas a ser parte del medio económico donde predomina la incertidumbre.

Hay que entender como incertidumbre, la situación en la cual no se conoce completamente la probabilidad de que ocurra un determinado evento. Y cuando más incertidumbre hay mayores riesgos que debes asumir. En otras palabras cuando el grado de certeza es menor en la predicción, mayor investigación se debe realizar sobre los factores económicos asociados al negocio.

En este artículo trataremos de dar una pincelada de como se hace un presupuesto, comenzando primero en saber que es un presupuesto, entender su importancia y para que nos sirve, hasta llegar a mencionar algunos tipos de presupuestos.

¿Qué es Presupuesto?

De lo anterior partimos para decir que un presupuesto es una herramienta para estimar o predecir de manera sistemática las condiciones en que se operara y los resultados a obtener en un determinado lapso de tiempo. También podemos decir que el presupuesto es una expresión cuantitativa y formal de los objetivos estratégicos el cual nos permitirá organizar los recursos y procesos necesarios para llegar a ellos y evaluar los resultados reales obtenidos a través del tiempo. (Burbano, 2011)

En resumen y de manera simplista podemos decir que la importancia del presupuesto reside en lo siguiente.

1. Es un proceso que todos practicamos de manera cotidiana aunque no nos demos cuenta, ya sea para ir de compras o para organizar nuestro salario, para saber cuánto debemos vender nuestros productos o servicios. 
2. Nos permite prever gastos de acuerdo a nuestros ingresos y egresos, porque sabemos el salario que ganamos y nuestros gastos por mes, asi sabemos cuanto nos queda disponible.
3.  Nos permite distribuir de forma equitativa cada una de las partidas. Para una familia cuanto para alimentos, para tarjetas de crédito, medicinas, salidas, gasolina o transporte entre otras.

¿Para que un presupuesto?

Cuando empezamos un negocio debemos realizar una planeación estratégica. Donde el objetivo es prever lo que va a suceder en diferentes escenarios, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización. Cuando organizamos implica estructurar las funciones, actividades y recursos en busca de ser productivos y efectivos. Ya con el presupuesto listo nos servirá como guía para monitorear y modificar como nos desempeñamos. Por ejemplo, una compañía que abrió operaciones en el país trae su estrategia de éxito sin tropicalizarla al entorno y no establece un presupuesto integral solo establece proyecciones de ventas, por lo que no había una medida para saber si ya se había gastado más en ciertas partidas para lograr las ventas. esto causo perdidas mayores en los primeros 2 años del negocio.

Como la mayoría de nosotros tenemos un capital ajustadísimo que ocupamos maximizar o en otras palabras hacer que nos rinda por un periodo de tiempo, por lo general hasta la recuperación de la inversión. El presupuesto nos sirve para darle el mejor uso a los recursos. Recuerdo el caso en una compañía que no tenía un control presupuestal sobre la compra de equipo de cómputo. Al hacer el análisis de la situación descubrimos que algunos departamentos tenían en promedio 1.5 computadoras por persona. Las jefaturas solicitaban computadoras nuevas cada 2 años y el departamento de TI gestionaba la compra, el departamento de compras realizaba el pago pero la empresa no tenía un presupuesto para estos requerimientos por lo que los recursos de la empresa se estaban desperdiciando y muchas computadoras estaban ociosas.

Cuando tenemos un proceso productivo el presupuesto nos sirve para determinar costos de los productos. Tal es el caso de una cadena de comidas que estableció el peso de los embutidos por emparedados. Cada uno de los empleados sabia el proceso de la preparación de los emparedados por lo que maximizaban la materia prima para reducir costos, estos eran analizados por el administrador del restaurante y el informe se le entregaba a el gerente de la cadena de restaurantes quien media por indicadores el desempeño de cada restaurante.

¿Cómo Hacer un Presupuesto?

Lo primero que debes hacer es determinar las características del negocio o empresa y evaluar el entorno.

Algunas características son: 

• Situación financiera, que es la información contable, estados financieros  
• Productividad y eficiencia, es la forma de hacer los procesos y que tienen una implicación sobre los costos
• La influencia tecnológica sobre los productos y servicios 
• Las políticas del negocio como de financiamiento, de inventarios, de salarios entre otras

Para el entorno debes considerar:

•  Disposiciones del gobierno
• Variables económicas como la Inflación, la devaluación y las tasas de interés
• Estabilidad política
• La competencia o el mercado
• Gustos del consumidor y tendencias demográficas, entre otras

Lo segundo es Seleccionar la Estrategia que de valor a tu negocio y la proyección de crecimiento esperado.

La tercera etapa en la creación del presupuesto es la elaboración del mismo. Puedes desarrollar un presupuesto de ventas que garantice la consecución de los objetivos establecidos. También el presupuesto de producción que lo compone un presupuesto de inventarios, de compras, de mano de obra, de costos indirectos, de gastos operacionales y administrativos.

En esta etapa debes contar con un Cash Flow o flujo de caja proyectado, este tiene un tratamiento especial para la cuantificación de los recursos de capital. También este es usado por los analistas de crédito bancarios para determinar si te prestan o no el dinero.

El cuarto paso es la Ejecución, la puesta en marcha de los planes. Esta etapa requiere impulsores ya sean internos y/o externos, o en otras palabras crear un comité de presupuesto donde es responsabilidad del impulsor colaborar con la consecución de los objetivos y metas.

La cuarta etapa es el Control. Es el termómetro que mide la ejecución de todas y cada una de las actividades del negocio. Acá es donde entran los KPI Indicadores claves de desempeño. Se deben elaborar informes de ejecución del presupuesto, explicar las desviaciones y analizarlas para aplicar correctivos o modificar el presupuesto en casos de fuerza mayor.

La ultima etapa es la Evaluación, donde se prepara un informe critico de los resultados obtenidos que incluye las variaciones, comportamiento de cada actividad empresarial. Esta retroalimentación permite la mejora del proceso para luego volver a iniciar el presupuesto.

Referencias:

Burbano Ruiz, Jorge. Presupuestos. 2011. McGraw Hill.